Cadeaubon gemeente opzetten: stappenplan van beslissing tot eerste ontwaarding

Een cadeaubon voor je gemeente opzetten gaat verder dan de keuze voor papier of digitaal: je beslist over de vorm van de bon, de verkoopkanalen, welke handelaars meedoen en hoe je achteraf opvolgt wat ermee gebeurt. Dit artikel loopt het traject in vijf stappen af, van de eerste beslissing tot de eerste ontwaarding bij een handelaar, met telkens wat je bestuur daarbij zelf moet beslissen.

Stap 1: bepaal de vorm en de voorwaarden van de bon

De eerste keuze is de vorm: op papier (in de huisstijl van je gemeente), op een plastic kaart in bankkaartformaat die herlaadbaar is, of volledig digitaal met een QR-code in een app of per mail. Je kan ook kiezen voor een combinatie, zodat elke inwoner de bon kan gebruiken op de manier die hem of haar het best past.

Daarnaast stelt je bestuur zelf een aantal zaken in: de branding (de bon draagt het uitzicht van je gemeente, niet van de leverancier), de geldigheid van de bon, en welke handelaars er mogen deelnemen. Die instellingen kies je per bestuur.

Wat we hier bewust niet invullen: een vaste geldigheidstermijn of een algemene uitspraak over wetgeving en fiscaliteit (btw, de bon als personeelsgeschenk). Dat zijn vragen die een jurist of boekhouder voor jouw bestuur specifiek moet beantwoorden; we behandelen ze uitgebreider in een volgend artikel.

Stap 2: kies je verkoopkanalen

Een bon die je enkel aan het loket verkoopt, bereikt alleen wie tijdens de openingsuren binnenwipt. Je kan de verkoop daarom spreiden over meerdere kanalen:

• een webshop — van Gift2Give of van de stad zelf;
• de balie of het loket van de gemeente;
• handelaars die zelf verkopen;
• de mobiele toepassing.

Welke combinatie je kiest, hangt af van je inwoners en van hoe je het loket wil ontlasten, zeker in de periode voor het einde van het jaar, wanneer de verkoop van gemeentebonnen piekt.

Stap 3: krijg je handelaars mee

Een cadeaubon werkt pas als handelaars er vlot mee overweg kunnen. Aansluiten is voor een handelaar gratis en duurt een paar minuten, via een online registratie. Daarna kan een handelaar ontwaarden op de manier die hem of haar het handigst past:

• via het web-dashboard (bonnummer intikken);
• via de app, met QR-code of een unieke code;
• via het handelaarsportaal in de smartphone-browser, zonder dat er een app nodig is;
• via de betaalterminal.

Gedeeltelijk ontwaarden kan ook, en elke transactie wordt meteen geboekt. Voor handelaars die liever zelf lezen of kijken dan bellen, staan er FAQ-antwoorden en instructievideo’s online over registreren, ontwaarden en activeren. Een gemeente die haar handelaars tijdig naar die uitleg verwijst, heeft achteraf minder vragen aan het loket.

Stap 4: zet de flow op en volg ze op

Met de vorm, de kanalen en de handelaars vastgelegd, draait de bon in vier stappen: je gemeente maakt de bonnen aan in het dashboard, ze worden geactiveerd (via de app, een online kassa of een betaalterminal), de inwoner besteedt de bon lokaal en volgt zijn saldo op de smartphone, en de handelaar ontwaardt de bon — meteen geboekt, zonder dat iemand nog manueel moet bijhouden wat er binnenkomt.

Dat laatste is meteen ook het antwoord op een vraag die elk bestuur vroeg of laat krijgt: wat levert die bon nu precies op? Een realtime dashboard toont de verkoop, de activatie, het gebruik, het openstaand saldo en de besteding — cijfers waarmee je op de gemeenteraad kan tonen wat er met de bon gebeurt, in plaats van te moeten gokken of een papieren bon ooit nog terugkomt.

Stap 5: bouw verder, als je bestuur daar klaar voor is

De cadeaubon is het vertrekpunt, niet het eindpunt. Wie al een tijdje met een bon werkt, kan er nog iets bovenop zetten: een promotie, een digitale spaarkaart, of een eindejaarsactie met een kraslot- of tombola-element. Dat is geen verplichte volgende stap, en het kan ook pas jaren later: die modules komen bovenop de bestaande cadeaubon, in hetzelfde dashboard, met dezelfde app voor de handelaars. Daarnaast bestaat de waardebon, voor een specifieke doelgroep (geboortepremie, bedanking van leerkrachten of vrijwilligers).

Doorheen dit hele traject geldt één uitgangspunt: een bestuur hoeft dit niet alleen te doen. Van de eerste keuzes over vorm en kanalen tot de uitgifte, activatie, het gebruik, de ontwaarding en de rapportering — dat kan van A tot Z begeleid worden door één partner, met één dashboard.

Oudenburg: een gemeente die net gekozen heeft

Oudenburg, in West-Vlaanderen, koos in juli 2026 voor Gift2Give en lanceert een gloednieuwe cadeaubon, na onder meer Jabbeke en Zedelgem. Oudenburg biedt de bon aan op papier, op plastic en digitaal: “in de vorm die het best bij de inwoners past”, zoals ons nieuwsbericht het samenvatte. Verdere cijfers over Oudenburg zijn nog niet publiek; het volledige nieuwsbericht lees je op gift2give.be/oudenburg-kiest-voor-gift2give-nieuwe-cadeaubon-geeft-de-lokale-economie-een-boost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het van beslissing tot eerste ontwaarding?

Dat hangt sterk af van de keuzes die je bestuur maakt — vorm van de bon, aantal betrokken diensten, en of er een aanbestedingsprocedure nodig is. Neem er tijdig contact over op als je tegen een vast moment (zoals de decemberpiek) klaar wil zijn.

Moeten we meteen kiezen tussen papier, plastic of digitaal?

Nee. Je kan de drie vormen combineren en je keuze per vorm aanpassen aan wat je inwoners en handelaars gewend zijn. Hoe je die afweging precies maakt, werken we uit in een volgend artikel.

Wat als niet alle handelaars meteen willen aansluiten?

Aansluiten is gratis en vraagt maar een paar minuten, dus de drempel is laag. Een bestuur kan starten met de handelaars die klaar zijn en de rest later laten volgen; hoe meer handelaars actief ontwaarden, hoe beter de bon op de duur werkt.

Welke cijfers kunnen we tonen op de gemeenteraad?

Het dashboard toont realtime de verkoop, de activatie, het gebruik, het openstaand saldo en de besteding van de bon. Dat zijn de cijfers die je bestuur kan gebruiken om te tonen wat de bon concreet oplevert.

Mag onze gemeente de bon ook als personeelsgeschenk of geboortepremie gebruiken?

Dat kan via het waardebon-model, naast de gewone cadeaubon. De fiscale kant daarvan (bijvoorbeeld bij een personeelsgeschenk) laten we hier bewust onbeantwoord — dat verdient een apart, door een boekhouder nagekeken antwoord.